Ergonómia znamená v doslovnom preklade princípy práce. Úlohou ergonómie je zlepšovať pracovné podmienky človeka. Vďaka zabezpečeniu pohodlných podmienok a bezpečnosti zamestnancov má za následok zvýšenie efektívnosti zamestnanca a minimalizovanie negatívnych účinkov na zdravie pri práci v kancelárii. Ergonómia zohľadňuje osobitosť pracoviska a jeho charakter. Nezameriava sa však iba na fyzické schopnosti človeka. Pozornosť venuje aj jeho psychike a fyziológii.
Ergonómia teda spočíva vo:
- vytváraní pohodlných pracovných podmienok alebo ich zlepšovanie;
- prispôsobenie pracoviska špecifickosti povolania;
- prispôsobenie pracoviska schopnostiam zamestnanca;
- nastavenie pracovných nástrojov pre bezpečný a pohodlný výkon;
- dosiahnutie lepšieho výkonu zamestnancov;
- zníženie počtu chýb;
- zabezpečenie správnej hygieny a bezpečnosti práce.
V rámci kancelárskej práce je veľmi dôležitá ergonómia. Pomáha znižovať alebo eliminovať množstvo faktorov, ktoré narúšajú výkon úloh zverených zamestnancovi. Kancelárska práca sa môže zdať ľahká, ale každý, kto pracoval niekoľko rokov za stolom a trávi pri ňom niekoľko hodín denne, veľmi dobre vie, aký veľký vplyv to bude mať na jeho zdravie. Sedenie bohužiaľ, nie je pre ľudské telo prirodzené. Zároveň je to pozícia pre väčšinu kancelárskych úloh.
Ergonómia sa preto snaží obmedziť stres, ktorému je telo pri kancelárskej práci vystavené. Jasne to vidieť na príklade ergonomických otočných stoličiek. Momentálne prakticky každý model ponúka aspoň minimálne profilovanie prvkov, ako sú operadlo alebo sedadlo. Umožňuje tiež nastavenie výšky sedadla, lakťových opierok, sklonu operadla atď. To všetko na odľahčenie pohybového aparátu. V ergonómii nie je synergický efekt neobvyklý. Je tiež potrebné zdôrazniť, že to, na čom sedíme, je nesmierne dôležité – koniec koncov, týmto spôsobom trávime väčšinu času v kancelárii. Ďalším príkladom ergonomického prístupu môže byť zabezpečenie vhodných tepelných podmienok. Prehriata, slnkom zaliata miestnosť určite neprispieva k efektivite. Preto sú kancelárie klimatizované a sú dobre vetrané.
Ergonómia v kancelárii tiež znamená bojovať proti rutine a znižovať stres. Kancelárska práca často znamená veľký tlak – a to nielen z hľadiska dôležitosti úloh ale aj pri splnení daných termínov. Intenzita alebo jednotvárnosť prispievajú k únave, chybám, vyhoreniu alebo odchodu z práce. Má tiež pomôcť pri dlhodobejšom udržiavaní koncentrácie, napríklad znížením hladiny hluku.
Koncepčná ergonómia a nápravná ergonómia
Existujú dva prístupy k ergonómii – tzv koncepčná ergonómia a nápravná ergonómia. Samotné názvy naznačujú, na čom je toto rozdelenie založené.
Koncepčná ergonómia je trochu teoretickejší odbor, ktorý zahŕňa zavedenie princípov ergonómie vo fáze návrhu. Ide napríklad o plánovanie usporiadania kancelárskych priestorov. Je to tiež výroba zariadení s parametrami, ktoré sa budú pre danú úlohu najviac hodiť. To sa môže prejaviť napríklad u optimálne tvarovaných myší alebo klávesníc určených pre kancelársku prácu. Dobrým príkladom takéhoto prístupu sú ergonomické, otočné kancelárske stoličky, bez ktorých je dnes ťažké predstaviť si kanceláriu.
Nápravná ergonómia má väčší praktický rozmer vďaka tomu, že sa tieto činnosti vykonávajú na už fungujúcich pracoviskách. Môže to zahŕňať modernizáciu strojov a zariadení, napríklad počítačov. Môže to byť tiež výmena kancelárskeho nábytku, stoličiek alebo stolov za tie, ktoré lepšie zodpovedajú úlohám a ergonomickým zásadám. Stručne povedané, ide o opravu momentálne existujúceho zamestnania.
Princípy ergonómie
V ergonómii je každý prvok dôležitý. Každý detail môže byť dôležitý a ovplyvňovať efektívnosť práce alebo zdravotný stav zamestnanca. Nepohodlné kreslo bude rušiť zamestnanca. Klávesnica, ktorá vyžaduje na stlačenie klávesov príliš veľký tlak, spomalí písanie. Pri organizácii skutočne ergonomického pracoviska je však potrebné vziať do úvahy niekoľko faktorov:
- zamestnancovi by malo byť poskytnuté pracovisko šité na mieru jeho potrebám a schopnostiam – to je napríklad otázka poskytnutia vhodného priestoru na prácu zamestnancovi. Znamená to tiež poskytnúť mu správne nástroje a vytvoriť priateľské a pohodlné pracovisko;
- zamestnanec by nemal byť psychicky a fyzicky preťažený – aby bola práca efektívna, úlohy by nemali byť zamestnancovi zverené nad jeho sily. Príliš veľa negatívnych podmienok, napr. zlé usporiadanie kancelárie alebo zle umiestnené predmety a nástroje potrebné na prácu spôsobujú ďalšie, zbytočné úsilia – príkladom môže byť umiestnenie klávesnice na poličke pod doskou stola, kde nie je miesto pre myš, čo robí ťažko ovládateľné používanie. Cieľom je uľahčiť pracovníkovi a nie mu priťažiť;
- stres a únava by sa mali minimalizovať – vyššie spomínaných príliš veľa úloh môže byť zdrojom zbytočného stresu a ohromného tlaku. Výsledkom môže byť únava zamestnancov a nižšia efektivita. Preto stojí za to robiť si počas práce prestávky na odpočinok a prispôsobiť pracovné tempo schopnostiam zamestnanca;
- pracovisko by malo byť pravidelne monitorované z hľadiska pracovných podmienok – malo by sa zabezpečiť, aby pracovné podmienky, ako napríklad teplota alebo vlhkosť, boli optimálne. Je tiež vhodné ich upraviť.
Výhodnejšie z hľadiska ergonómie v rámci tvorivej práce môžeme poskytnúť zamestnancom buď jednotlivé miestnosti a to tam, kde je vykonávaná práca jednoduchej, rutinnej povahy a kde je najdôležitejšia tímová práca, výmena skúseností alebo kontakt s inými zamestnancami, sa môžu ukázať efektívnejšie otvorené kancelárie.
Všetky vyššie uvedené princípy a poznámky určite pomôžu pri vytváraní ergonomického pracoviska bez ohľadu na jeho povahu. Je však vhodné bližšie sa pozrieť na to, ako sa tieto princípy premietajú do praxe pri organizácii kancelárskeho pracoviska.
Ergonomická kancelárska plocha
Niektoré ergonomické požiadavky v kancelárii stanovuje zákon. Predpokladá sa, že zamestnanec na svojej pozícii by mal mať okolo seba najmenej 2 m2 voľného miesta. Kancelária by mala mať tiež minimálnu výšku 3 m, aj keď je dovolené znížiť výšku na 2,5 m, ak v miestnosti nie sú viac ako 4 zamestnanci a v miestnosti je primeraný počet voľného miesta – štandard 13 m3 , v tomto prípade najmenej 15 m3.
Kancelária musí byť tiež dobre osvetlená. V prípade umelého osvetlenia je to najmenej 500 luxov, treba však zdôrazniť, že by to malo byť žlté, teplé svetlo, najmä v kanceláriách, kde práca trvá do neskorých hodín. Modré svetlo môže narušiť cirkadiánny rytmus a sťažiť tak zamestnancovi zaspávanie, čo prispieva k jeho malátnosti a únave, ba dokonca k depresiám. Mali by ste tiež pamätať na to, aby ste stoly usporiadali tak, aby sa svetlo – najmä slnečné svetlo – neodrážalo na monitore a nespôsobovalo odrazy. Z tohto dôvodu sa pripúšťa, že stoly sú umiestnené bočne k oknám. Miestnosť musí byť tiež dobre vetraná a klimatizovaná, čo okrem iného znamená že teplota by nemala byť nižšia ako 18 ° C a prúd vzduchu z klimatizácie by nemal smerovať priamo na pracovníka. Dnes už je možné všetko nastaviť automaticky v rámci klimatizácie na splátky.
Je tiež mimoriadne dôležité usporiadať nábytok a kancelárske vybavenie tak, aby bol pracovný komfort čo najvyšší. Predpokladá sa, že počítačový monitor by mal byť umiestnený tak, aby bol umiestnený vo vzdialenosti asi 60-70 cm od tváre, hoci čím je obrazovka väčšia, tým väčšia by mala byť vzdialenosť od nej. Jeho horná hrana by tiež nemala byť vyššia ako oči používateľa.
Ergonomické stoličky vám zase umožní upraviť čo najviac prvkov. Jej správne nastavenie je pre efektivitu práce veľmi dôležité. Pracovník by mal byť schopný prispôsobiť ich svojej polohe tak, aby si mohol položiť nohy na zem. V prípade potreby by mala osoba použiť aj opierku na nohy. Pracovníkovi je tiež potrebné poskytnúť stoličku s nastaviteľnými opierkami rúk, aby ruky pri písaní spočívali na klávesnici a vytvárali medzi ramenom a predlaktím pravý uhol. Dôležitá je tiež podpora bedrovej oblasti a taktiež veľmi užitočná sa ukazuje opierka hlavy alebo vysoké operadlo.
Rovnako dôležité je usporiada nie priestoru na pracovnom stole. Odporúča sa, aby bola klávesnica na pracovnej ploche i s počítačom umiestnená najmenej 10 cm od okraja stola. Je tiež dobré, ak je pod úrovňou lakťov a na rovnakej úrovni ako myš. Tiež stojí za to použiť špeciálne podložky pod ruky, napríklad gélové podložky, ktoré pomôžu zmierniť napríklad problémy so zápästiami. Najnutnejšie predmety by mali byť umiestnené blízko, najlepšie v tzv zóne maximálneho dosahu rúk – je to asi 50 cm do stola a 60 cm po stranách, teda vo vzdialenosti, v ktorej sa nemusíte nakláňať, aby ste na niečo siahli. Tiež stojí za to vyhradiť si na stole samostatný priestor, napríklad na dokumenty.
Ergonómia v praxi
Zavedenie ergonomických pracovných pravidiel sa každému vyplatí bez ohľadu na povahu vykonávanej práce. Pre zamestnávateľa to nemusí vždy znamenať ďalšie náklady. Niektoré riešenia sú otázkou vhodnej kultúry práce. V praxi pri plánovaní ergonomického pracoviska v kancelárii stojí za to:
- starať sa o kvalitu osvetlenia;
- zariadiť pracovné stoly, počítače a ďalšie vybavenie v súlade s princípmi ergonómie, neumiestňovať stoličky zadnou časťou k dverám a stoly tak, aby sa svetlo odrážalo na obrazovke;
- poskytnúť pracovníkom ergonomické stoličky a v prípade potreby podnožku;
- uistite sa, že zamestnanec má po ruke všetko potrebné vybavenie;
- starať sa o čistotu v kanceláriách;
- zabezpečiť primeranú klimatizáciu miestnosti;
- pripomenúť zamestnancom päťminútové prestávky po hodine práce na počítači.
To všetko stačí na zefektívnenie niekoľkých hodín práce za stolom.